Cómo preparar un brief para cotizar una página web o un software

Un buen brief para cotizar una página web o un software responde siete cosas: objetivo, público, páginas o módulos, integraciones, contenidos, presupuesto y plazos. Con eso, las cotizaciones se vuelven comparables.

Sin un brief, cada proveedor cotiza el proyecto que se imagina. Uno piensa en cinco páginas, otro en veinte; uno incluye la redacción de textos y otro da por hecho que tú los envías. Por eso las propuestas varían tanto y es casi imposible compararlas. En esta guía tienes una plantilla de brief lista para copiar, las diferencias entre un brief de página web y uno de software, un ejemplo completo y los errores que más confunden a quien cotiza.

Para qué sirve un brief y por qué te ahorra dinero

Un brief es un documento corto que describe qué necesitas, para quién y con qué restricciones. No es un pliego técnico ni un contrato. Bien hecho, te da cuatro beneficios concretos:

• Cotizaciones comparables. Todos los proveedores responden a la misma pregunta.
• Menos reuniones. La conversación arranca en lo importante y no en lo básico.
• Malentendidos detectados a tiempo. Si una propuesta no refleja lo que escribiste, lo notas antes de firmar.
• Una base para el alcance. El brief se convierte en el punto de partida del documento de alcance y del contrato.

Escribirlo te toma una o dos horas. Ese tiempo se recupera en la primera reunión con cada proveedor.

Brief de página web vs. brief de software: qué cambia

La estructura es la misma, pero el centro de gravedad es distinto. En una página web el alcance se mide en páginas y en lo que el visitante debe hacer; en un software, en módulos, usuarios y reglas de negocio.

Si dudas entre una cosa y otra, revisa en qué consiste un sitio web profesional y en qué un software a la medida. Muchas empresas necesitan las dos cosas, pero conviene cotizarlas por separado.

Plantilla de brief para cotizar (copia y completa)

Responde lo que puedas. Si no sabes algo, escribe “no sé”: también es información útil para quien cotiza.

1. Empresa y contacto

1. ¿Cómo se llama tu empresa y a qué se dedica, en dos o tres frases?
2. ¿Quién es la persona de contacto y quién toma la decisión final?
3. ¿En qué ciudades o países operas?

2. Objetivo del proyecto

1. ¿Qué problema quieres resolver o qué oportunidad quieres aprovechar?
2. ¿Qué debería pasar en seis meses para que consideres que el proyecto funcionó? Ejemplo: recibir cotizaciones por el sitio, dejar de cuadrar inventario en Excel.
3. ¿Por qué ahora? ¿Hay un evento, un lanzamiento o un problema que lo hace urgente?

3. Público y dispositivos

1. ¿Quién es tu cliente ideal? ¿Empresas, personas o ambos?
2. ¿Qué necesita saber para decidir comprarte?
3. ¿Desde qué dispositivo te visita o usará el sistema?

Sobre el último punto: en Colombia, el celular concentró el 69,34 % del tráfico web en septiembre de 2026, frente al 30,28 % del computador, según StatCounter. Si tu público es B2B o el software se usará en una oficina, la proporción puede ser distinta, y conviene decirlo en el brief.

4. Situación actual

1. ¿Tienes sitio web o sistema actual? Comparte la dirección o capturas.
2. ¿Qué funciona y qué no funciona de lo que tienes hoy?
3. ¿A nombre de quién están el dominio y el hosting? ¿Tienes los accesos?
4. ¿El sitio actual recibe tráfico de Google que no quieras perder?
5. Para software: ¿cómo se hace hoy el proceso? ¿En Excel, en papel, por WhatsApp, en otro programa?

La pregunta del tráfico importa más de lo que parece. Si cambias de sitio, Google recomienda redirecciones permanentes del lado del servidor de cada URL antigua a la nueva y un mapa completo de direcciones. Eso es trabajo que debe estar cotizado. Lo explicamos en detalle en cómo migrar un sitio web sin perder posicionamiento. Y si todavía no tienes dominio, revisa si te conviene un .co o un .com.

5. Alcance: páginas o módulos

1. Para una página web: ¿qué páginas imaginas? Inicio, nosotros, una página por servicio, casos, blog, contacto.
2. ¿Cuántas líneas de servicio o productos tienes? ¿Cada una merece su propia página?
3. Para software: ¿qué módulos imaginas? Por ejemplo: clientes, pedidos, inventario, reportes.
4. ¿Cuántos tipos de usuario habrá y qué puede hacer cada uno?
5. ¿Qué es imprescindible en la primera versión y qué puede esperar?

Un ejemplo de por qué la pregunta de las líneas de servicio cambia el alcance: en el sitio de Kachel Colombia, cada uno de sus once servicios tiene su propia página, y el formulario de cotización permite elegir el servicio y el municipio de la obra.

6. Funcionalidades e integraciones

1. ¿Qué debe poder hacer el visitante o el usuario? Cotizar, agendar, pagar, descargar, registrarse.
2. ¿Con qué herramientas debe conectarse? CRM, WhatsApp, software contable, facturación electrónica, pasarela de pagos.
3. ¿A dónde deben llegar los contactos que entren por la web, y quién los atiende?
4. ¿Necesitas varios idiomas o monedas?

Cada integración suma tiempo y costo, así que nombrarlas desde el brief evita sorpresas. Si tienes varias, revisa cómo trabajamos las integraciones entre sistemas.

7. Contenidos

1. ¿Quién escribe los textos: tú, el proveedor o un tercero?
2. ¿Tienes fotos y videos propios de buena calidad, o hay que producirlos?
3. ¿Tienes manual de marca, logo en vector y paleta de colores?
4. ¿Tienes casos, testimonios o cifras que puedas publicar?

Los contenidos son la causa más frecuente de retrasos en un proyecto web. Decide desde el inicio quién los produce y para cuándo.

8. Referencias y competencia

1. Comparte dos o tres sitios o aplicaciones que te gusten y explica por qué: la estructura, la velocidad, la forma de presentar precios.
2. Comparte dos o tres competidores y qué haces mejor que ellos.
3. ¿Hay algo que definitivamente no quieres?

9. Requisitos legales y de accesibilidad

1. ¿El sitio o el sistema recogerá datos personales? ¿Cuáles?
2. ¿Tienes política de tratamiento de datos publicada?
3. ¿Tu sector tiene requisitos especiales, como salud, finanzas o educación?
4. ¿Necesitas cumplir algún nivel de accesibilidad?

Si vas a recoger datos de contacto, la Ley 1581 de 2012 exige la autorización previa e informada del titular, obtenida por un medio que permita consultarla después. Eso afecta el diseño de cada formulario. En accesibilidad, la referencia internacional es WCAG 2.2, publicada por el W3C, con niveles A, AA y AAA. Esto es información general y no asesoría legal; para tu caso concreto, consulta con un abogado. Ampliamos el tema en habeas data en tu sitio web.

10. Presupuesto

1. ¿Qué rango de inversión tienes previsto para el proyecto?
2. ¿Tienes presupuesto para la operación mensual: hosting, soporte, mejoras?
3. ¿Prefieres pagar por fases?

Dar un rango no es entregarle ventaja al proveedor. Es la única forma de que te proponga algo que quepa. Sin rango, recibes una propuesta de lujo o una mínima, y ninguna te sirve para decidir. Si no sabes por dónde empezar, revisa cuánto cuesta una página web en Colombia.

11. Plazos

1. ¿Hay una fecha límite real? ¿Qué pasa si no se cumple?
2. ¿Cuánto tiempo puede dedicar tu equipo a reuniones, revisiones y entrega de contenidos?

12. Después del lanzamiento

1. ¿Quién va a actualizar el sitio o administrar el sistema?
2. ¿Necesitas capacitación para tu equipo?
3. ¿Quieres soporte mensual, medición y mejoras continuas, o solo el desarrollo?

Ejemplo de brief completo

Este ejemplo es ficticio, pero refleja el nivel de detalle que facilita una buena cotización:

Empresa: empresa de mantenimiento industrial en el Valle de Aburrá, con clientes en plantas de producción. Decide la gerente general; el contacto es el coordinador comercial.

Objetivo: recibir solicitudes de cotización por el sitio. Hoy todo llega por referidos. En seis meses queremos que el sitio sea un canal estable de cotizaciones.

Público: jefes de mantenimiento y compras de plantas industriales. Nos visitan sobre todo desde el computador de la oficina.

Situación actual: sitio de 2019 con cuatro páginas, sin formulario. El dominio está a nombre de un exempleado y no tenemos acceso al hosting.

Alcance: inicio, empresa, una página por cada uno de nuestros cinco servicios, casos, contacto.

Funcionalidades: formulario de cotización con selector de servicio, botón de WhatsApp, envío de contactos al correo comercial.

Contenidos: tenemos fotos de obra; los textos los debe redactar el proveedor con base en una entrevista.

Presupuesto: rango definido para el sitio y un valor mensual para acompañamiento.

Plazo: queremos lanzar antes de la feria del sector en marzo.

Con un brief así, cualquier proveedor serio puede detectar de inmediato el riesgo más urgente (recuperar el dominio) y cotizar con precisión.

Errores comunes al escribir un brief

• Describir el diseño y no el objetivo. “Quiero que sea moderno” no ayuda; “quiero que un jefe de compras pida cotización en dos minutos” sí.
• Omitir el presupuesto. Las propuestas llegan desalineadas y pierdes semanas.
• Olvidar los contenidos. Si nadie escribe los textos, el proyecto se detiene.
• No mencionar integraciones. Aparecen a mitad de proyecto como “cambios de alcance”.
• Enviar briefs distintos a cada proveedor. Así no hay forma de comparar.
• Esconder problemas. Un dominio perdido o un sistema heredado sin documentación cambian el plan; mejor decirlo de entrada.

Qué debería devolverte un buen proveedor

Después de leer tu brief, un proveedor serio debería hacerte preguntas antes de cotizar, y luego entregarte una propuesta por escrito con alcance detallado, lista de lo que no incluye, cronograma por etapas, forma de pago y condiciones de soporte. Si el proyecto es un software con varios módulos, lo sensato es que proponga un diagnóstico antes de construir.

Como referencia, en TBA Digitals un sitio web parte desde $1.200.000 y una aplicación web a la medida, desde $2.400.000. Un sitio más amplio se cotiza en el diagnóstico. El valor final siempre depende del alcance. Revisa el detalle en nuestra página de precios y ejemplos de lo que hemos construido en el portafolio.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un brief de página web?

Es un documento corto donde describes qué necesitas de tu sitio: objetivo, público, páginas, funcionalidades, contenidos, presupuesto y plazos. Sirve para que varios proveedores coticen lo mismo y puedas comparar. No requiere conocimientos técnicos: basta con explicar bien tu negocio y lo que esperas lograr con el sitio.

¿Cuánto se cobra por diseñar una página web?

Depende del número de páginas, de quién produce los contenidos y de las integraciones. Como referencia, en TBA Digitals un sitio web parte desde $1.200.000. El valor final, también el de un sitio más amplio, depende del alcance que definas en el brief y en el diagnóstico.

¿Qué hago si no sé cuánto quiero invertir?

Revisa precios de referencia publicados y define un rango cómodo, aunque sea amplio. También puedes pedir que te propongan dos escenarios: uno esencial y uno completo. Lo que no conviene es dejar el campo vacío, porque cada proveedor imaginará un presupuesto distinto y las propuestas no serán comparables.

¿El brief tiene que ser largo?

No. Dos o tres páginas bien respondidas valen más que un documento extenso lleno de generalidades. Lo importante es que respondas las preguntas de objetivo, alcance, integraciones, contenidos, presupuesto y plazos. Si algo no lo sabes, dilo: el proveedor puede ayudarte a resolverlo en la primera reunión.

¿Puedo usar el mismo brief para varios proveedores?

Sí, y es lo recomendable. Enviar el mismo documento a todos es la única forma de comparar propuestas en igualdad de condiciones. Pide además que cada uno responda con alcance, exclusiones, cronograma y forma de pago por escrito, para que la comparación vaya más allá del precio total.

Envíanos tu brief y recibe una propuesta clara

Si ya tienes tu brief, o quieres completarlo con ayuda, agenda un diagnóstico gratuito de 30 minutos. Lo revisamos contigo, resolvemos los vacíos y te entregamos una propuesta con alcance, precio y cronograma por escrito. Si te queda más fácil, escríbenos por WhatsApp y compártelo por ahí.